Per essere elettronica, la fattura va trasmessa e accettata in formato digitale

Con la circolare 18 di ieri, 24 giugno 2014, l’Agenzia delle Entrate ha affrontato diverse tematiche in materia di fatturazione (elettronica, differita e semplificata): in particolare, è tornata ad esaminare, dopo la circ. 12/2013, la disciplina recepita con la Direttiva 45/2010/UE, con riferimento alle modifiche introdotte dall’art. 1, commi 325-328 della L. 228/2012.

In primo luogo, è stato precisato che l’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la propria creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta ed accettata dal destinatario.
In altri termini, non è qualificabile come elettronica la fattura emessa tramite un software di contabilità o elaborazione di testi e, poi, inviata e ricevuta in formato cartaceo: è, invece, considerata una fattura elettronica quella creata in formato cartaceo successivamente trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici, come la posta elettronica, purché soddisfi i requisiti di legge, tra i quali l’accettazione da parte del destinatario (art. 21 del DPR 633/1972).

Quest’ultima previsione, a parere dell’Agenzia delle Entrate, non presuppone necessariamente la formalizzazione di un accordo, precedente o successivo, alla fatturazione tra le parti, né influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica. Sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di cui al comma 3 della predetta disposizione, dal momento della sua emissione sino al termine del proprio periodo di conservazione:
– autenticità dell’origine, costituita dalla certezza in ordine all’identità del cedente o prestatore o dell’emittente della fattura, ovvero del cessionario o committente (note esplicative alla Direttiva 45/2010/UE);
– integrità del documento, in quanto il contenuto della fattura non può essere alterato, potendo comunque essere convertito in altri formati – ad esempio, da MS word ad Xml – attraverso specifiche tecnologie, come la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, i sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati oppure quelli di controllo di gestione, idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile;
– leggibilità, nel senso che la fattura e i propri dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa ed è possibile verificare che le informazioni del file elettronico non sono state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Relativamente a quest’ultimo requisito, la circ. 18/2014 ha, inoltre, precisato che la fattura può essere resa leggibile anche soltanto in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, poiché il legislatore prescrive esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile. È stato altresì rammentato che la leggibilità della fattura elettronica, dal momento dell’emissione al termine del periodo di archiviazione, può essere garantita in qualsiasi modo, fermo che restando che non sono ritenute sufficienti la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’art. 233, par. 2 della Direttiva 2006/112/CE.

La circ. 18 ha pure esaminato gli aspetti attinenti l’invio della fattura elettronica, precisando che, quando il cedente o prestatore affida ad un terzo la trasmissione, è necessario uno specifico accordo tra le parti, desumibile anche implicitamente, in base allo specifico incarico conferito da ciascuna di esse al terzo. È stato poi ricordato che, nell’ipotesi di fatture elettroniche raccolte in un unico lotto, i predettirequisiti devono riferirsi a quest’ultimo e non alla singola fattura: è possibile inserire una sola volta le informazioni comuni (generalità dell’emittente e del ricevente, partita IVA, residenza o domicilio, data di emissione, annotazione che la fattura è compilata dal cliente o da un terzo per conto del cedente), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni.

L’Agenzia delle Entrate ha, infine, chiarito che, qualora l’emittente trasmetta, o metta a disposizione del ricevente, una fattura elettronica, questa rimarrà tale in capo all’emittente, con conseguente obbligo diconservazione elettronica, anche nell’ipotesi in cui il destinatario non accetti tale processo e materializzi il documento, tramite la stampa e conservazione analogica del documento. Fermo restando che, nei casi di fattura elettronica emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, l’obbligo di conservazione elettronica sussiste per entrambe le parti (art. 1, comma 209 della L. 244/2007).

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